3 bước cơ bản để chọn thuê văn phòng làm việc phù hợp

3 bước cơ bản để chọn thuê văn phòng làm việc phù hợp

Chọn thuê văn phòng, sau đó bố trí nội thất văn phòng là công việc khiến nhiều người đau đầu. Nó phức tạp ư? Không, bạn chỉ cần nhớ 3 bước dưới đây là đủ.

Trước khi bắt đầu: Bạn có thể kể ra các nhu cầu bạn cần cho một văn phòng không? Nếu có thể thì ghi ngay nó ra giấy hoặc bất cứ loại văn bản nào bạn muốn. Tốt nhất là đặt dưới dạng câu hỏi rồi tự trả lời. Vấn đề dù to hay nhỏ gì đều được, vì đó sẽ là những điểm quan trọng để bạn sẽ điền vào trong các phần tiếp theo và hoàn thanh nhanh kế hoạch chọn văn phòng của mình, bao gồm cả làm hợp đồng thuê mặt bằng văn phòng.

Bước 1: Xác định rõ ngân sách và nhu cầu không gian của bạn

Ngân sách là thứ phải dựa trên kế hoạch tài chính đã được dự trù từ trước. Bạn nên xác định rõ ràng. Sự hiểu biết thấu đáo về ngân sách sẽ giúp bạn loại bỏ những thứ không cần thiết hoặc chưa cần thiết ngay tại thời điểm ban đầu này.

Ngân sách sẽ dựa trên nhu cầu không gian. Không gian thì lại dựa trên mô hình làm việc của bạn, số người mà bạn có trong tổ chức, công ty. Cách tính toán không gian dựa trên số lượng người sử dụng là một tiêu chuẩn cho việc thuê văn phòng phù hợp.

Giả sử bạn có 5 người sử dụng, vậy văn phòng của bạn sẽ là cỡ bao nhiêu? Bạn sẽ cần những gì cho mỗi vị trí cơ bản.

Tham khảo bài báo này: tiêu chuẩn diện tích văn phòng m2/người, bạn sẽ tìm ra được nhiều thứ hữu ích.

Trong bước 1 này, hãy chú ý tới việc trong 1 năm sắp tới khả năng gia tăng về nhân sự (tăng không gian sử dụng, thiết bị cần sử dụng) là bao nhiêu. Từ đó có bài toán không gian nên là bao nhiêu, và ngân sách cuối cùng là như thế nào. Ngoài ra, bạn cũng cần có kế hoạch xem nên thuê nửa năm, 1 năm hay lâu hơn. Mỗi mức thời gian sẽ tương ứng với mức chi phí cần bỏ ra.

Xác định rõ ngân sách và nhu cầu không gian của bạn

Bước 2: Nghiên cứu vị trí và các lựa chọn văn phòng tại vị trí đó

Sau khi tính toán và tìm được ra ngân sách dự chi, không gian cần có cho hoạt động, bạn bắt đầu công đoạn tiếp theo, lựa chọn vị trí và đặt ra các tiêu chuẩn để chọn các vị trí đó. Ghi nhớ: đừng cố gắng tìm một lựa chọn hoàn hảo, thay vào đó, hãy chọn ra ít nhất 4 hoặc 5 phương án để nghiên cứu. Mỗi phương án như vậy, bạn cần phân tích các ưu điểm và nhược điểm một cách rõ ràng dựa trên các nhu cầu của bạn.

Chú ý: Hãy nhớ rằng có một vị trí trung tâm là rất quan trọng. Thống kê cho thấy, khoảng 14% người Mỹ thay đổi công việc chỉ để rút ngắn thời gian đi lại. Ở Việt Nam thì còn nhiều hơn khi mà tình hình giao thông tại các thành phố lớn như Hà Nội, TP Hồ Chí Minh có thể mô tả bằng chữ: đáng sợ. Có rất nhiều ứng viên đi tìm việc chỉ vì gần nhà, tỉ lệ lên tới 20 %. Vì vậy sẽ tốt hơn nếu chọn một địa điểm thuận tiện cho nhân viên và khách hàng đi lại.

Nêu văn phòng bạn chật hẹp, mời tham khảo: Cách trang trí nội thất cho văn phòng vừa và nhỏ từ A đến Z

Nghiên cứu vị trí và các lựa chọn văn phòng tại vị trí đó

Bước 3: Tìm hiểu kỹ thông tin và làm hợp đồng một cách minh bạch

Khi đã chọn ra được nơi định thuê, hãy xem xét thật kỹ nội thất tại nơi đó. Thông thường thì bạn sẽ chỉ có không gian cơ bản, sau đó bạn sẽ phải chọn lựa nội thất như bàn ghế văn phòng, rèm, thảm cho phù hợp.

Tuy nhiên cũng có những nơi có sẵn nội thất. Công việc lúc này là phải thống kê chi tiết nội thất vào một danh sách, văn bản hoá nó, đưa vào trong hợp đồng. Hãy đảm bảo hợp đồng minh bạch, cả bạn và chủ cho thuê (hoặc công ty môi giới) đều hiểu rõ mọi thứ.

Chú ý: thời gian thuê càng dài thì càng cần phải để ý đến việc giá gia tăng qua mỗi năm. Trong trường hợp ký năm một, nên ghi rõ các điều khoản về phá vỡ hợp đồng và nên có điều khoản về việc nếu ký tiếp thì giá thuê sẽ tăng ra sao nếu bạn ký tiếp năm thứ 2.

Tìm hiểu kỹ thông tin và làm hợp đồng một cách minh bạch

Đối với việc sử dụng không gian đi thuê, các điều kiện được phép sửa đổi đối với không gian nếu trong trường hợp bạn cần sửa lại cho phù hợp với văn phòng phải được làm rõ và đưa vào trong hợp đồng.

Cuối cùng, khi đã có văn phòng, để tiết kiệm chi phí, bạn nên tìm kiếm một đối tác nội thất phù hợp. Họ sẽ giúp bạn những lợi ích to lớn bao gồm: rút ngắn thời gian chờ để làm việc, tiết kiệm chi phí hơn nhờ những tư vấn tối ưu dựa trên ngân sách bạn đưa ra, đảm bảo về chất lượng nội thất, tăng cao khả năng nhận diện thương hiệu công ty qua nội thất…

Đánh giá bài viết này